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在国际贸易实践中，许多国家和地区出于保护本国市场的需要，纷纷制定了严格的贸易保护政策，要求我国出口企业所提供的涉外商业单据和文件，需经该国驻华使馆认证，才能在进口国办-理通关结汇手续。使馆认证不仅仅是一种惯例，而且在不少国家是以法律的形式加以规定的。经过认证的单据和文件具有域外使用的法律效力，为使用国有关当局所承认。
为什么要办-理使馆认证？ 使馆认证的目的是向使用文书的外国机构证实文书的真实性，避免因其怀疑文书上签字或印章是否属实而影响文书的使用。比如说，国内公证处出具出生公证/书，当事人如果不办使馆认证直接拿到A国使用，A国主管当局无法核实这份文书的真伪，因此将拒绝接受，A国当局会要求当事人将文书经过A驻华使（领）馆确认。而A国驻华使（领）馆也没有中国内公证处签字或印章备案，难以核实文书本身的真伪，因此又会要求文书先经中国官/方机构认证，证明有关文书证单位的印章及官员签字属实，然后A国驻华使（领）馆再确认中国官/方机构的印章、签字属实。此后A国主管当局才会接受此文书。
使馆和使馆所认证出的文件在该国家一样承认，所以出口的商业文件，驻北京使馆、上海使馆、香港使馆都可以一样做认证的，不同的是北京是使馆，其它地方的是使馆拉，有些国家在北京只有使馆，在其它地方没有使馆的，由于北京使馆的**，所以出口企业商业文件很多都是在北京认证的。
所以，大家常见的词：使馆认证、使馆认证、使馆认证，大家可以简单的理解为同一表面意思。